Gerir uma empresa não é tarefa fácil, são inúmeros processos, decisões e caminhos que podem ser seguidos Mas como dar conta de tudo e ainda fazer a empresa crescer? a resposta pode estar em sistema de gestão empresarial. 

Ele é um sistema que organiza os processos, aponta dados para a tomada de decisão e ainda facilita a gestão de clientes da sua organização. Ou seja, um software de gestão pode te ajudar a arrumar a casa para que a empresa tenha condições de crescer. 

Mas afinal, o que é um sistema de gestão? Qual devo contratar? Tenho ou quero abrir uma pequena empresa, preciso mesmo de um sistema? Continue a leitura que vamos responder todas estas questões.

Boa leitura!

O que é sistema de gestão?

O sistema de gestão é o software responsável por registrar e gerir tarefas, informações e processos realizados pela operação de uma empresa. A partir dele, é possível organizar as etapas de produção e  controlar os indicadores financeiros.

Além do controle de processos, tarefas e informações, o sistema de gestão armazena dados que podem ser usados para que você tome as decisões do negócio de forma estratégica. Por meio de uma ferramenta de inteligência, é possível fazer um cruzamento de informações e trazer indicadores chave para decidir se é hora de investir, cortar gastos ou, até mesmo, modificar o produto ou serviço. 

Qual a função do sistema de gestão?

O sistema de gestão empresarial pode atuar em vários setores dentro da sua organização. Sendo assim, a sua utilização vai ser diferente em cada empresa. Abaixo vamos trazer as funções mais comuns utilizadas no mercado. 

• Gestão financeira;
• Controle de estoque;
• Gestão de compras;
• Automação de tarefas;
• Gestão de tarefas e atividades;
• Gestão de clientes;

Tipos de sistema de gestão empresarial

Os vários modelos de software se dividem em três tipos de sistema, o ERP, o CRM e o BMP. Vamos entender cada um deles.

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP significa Enterprise Resource Planning, ou em tradução livre, Planejamento de Recursos da Empresa. Este tipo de sistema é voltado para a organização de processos, principalmente os financeiros. Entre as suas atividades mais comuns estão:

• gestão logística;
• gestão de estoque;
• emissão de nota fiscal;
• pagamento de tributos;
• informações sobre colaboradores.

A principal função de um ERP é integrar as áreas operacionais da empresa. Ou seja, ao realizar uma venda, por exemplo, o seu time financeiro consegue extrair as informações para a emissão de nota, bem como o time de logística consegue realizar o processo de entrega do produto, ou agendar a realização do serviço.

Existem vários tipos de ERP no mercado e você pode escolher aquele que mais se adequa ao que a sua empresa precisa. Lembre-se cada tipo de sistema de gestão de empresas tem uma especificidade e você precisa conhecer bem quais são as suas necessidades. 

CRM (Customer Relationship Management)

Como dissemos, cada sistema de gestão tem as suas especificações, os modelos CRM — Customer Relationship Management —, que em tradução livre é o sistema de  Gestão do Relacionamento com o Cliente, atua na unificação das informações geradas durante o percurso do cliente no funil de vendas. Nesse sentido ele é usado para dar suporte a gestão comercial nos seguintes pontos: 

• melhoria da previsão das vendas;
• aumento da satisfação do cliente;
• Redução de churn;
• histórico da jornada do cliente;
• insights sobre campanhas;
• ferramenta de trabalho para SDRs, Executivos de Vendas e CSs.

Os modelos de CRM são sistemas de gestão online que priorizam as relações comerciais. Ele oferece todos os dados para que os times comerciais saibam o momento do cliente, o nível de conhecimento do produto e qual foi a levantada de mão para abrir uma conversa de negócios.

BPM (Business Process Management)

Por último, mas não menos importante, temos o modelo de sistema de gestão BPM — Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio. Esse tipo de sistema é focado em gerenciar processos, oferecendo a possibilidade de analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar suas atividades, ganhando competitividade no mercado.

Nesse sentido o sistema de gestão BPM atua nas seguintes vertentes:

• estratégia;
• objetivos;
• cultura;
• estrutura da organização;
• papéis;
• políticas;
• métodos;
• tecnologias.

Quando os processos da sua empresa estão organizados é possível mapear e eliminar possíveis gargalos, otimizar o que esteja atrasando as entregas, propor ações para redução de custos e várias outras possibilidades. 

Como escolher o melhor sistema de gestão empresarial?

Após decidir implantar um sistema de gestão empresarial é necessário seguir alguns passos para fazer a escolha certa. Veja a seguir:

1º Passo

Faça um diagnóstico interno para entender quais são as necessidades do seu negócio. É necessário melhorar os processos? Automatizar o formato de vendas? Otimizar o controle financeiro? 

A partir destas respostas você terá ideia de quais modelos de software a sua empresa necessita e qual é a urgência desta contratação. 

2º Passo

Depois de definido qual o tipo de sistema de gestão será adquirido, faça uma busca de mercado em busca dos melhores players. Pesquise os custos-benefícios que cada solução te oferece e como ela pode se encaixar na sua operação.

Fique atento, nem sempre a solução mais cara, ou que oferece mais recursos é a ideal para o seu negócio. Converse com a equipe que irá utilizar o software de gestão, veja se ele realmente é útil, fácil de usar e se vai atender às necessidades do time. 

3º Passo

Converse com clientes que utilizem o sistema escolhido, verifique como é o suporte da empresa, se eles já tiveram algum problema. Feito isso, verifique a possibilidade de teste da ferramenta por um tempo determinado, o seu time precisa estar confiante na solução antes de fazer toda a migração de dados para o novo sistema. 

Sistema de gestão de empresas para pequenas empresas

As micro e pequenas empresas correspondem a mais de 90% das empresas no Brasil. No setor de comércio, por exemplo, elas correspondem a 54,3% do faturamento. Estes são números expressivos, contudo, a maioria destes negócios não tem os seus processos definidos, ou um time comercial que cuide das vendas. De modo geral, o próprio empresário ou um time bastante enxuto cuida de todos os processos administrativos. 

Nesse sentido, um sistema de gestão se torna essencial, pois ele facilita o dia a dia e libera tempo para que o dono do negócio se preocupe em aumentar as vendas e buscar estratégias para manter a empresa ativa. 

Sistema de gestão empresarial é caro?

Como dissemos, existem várias soluções e de vários preços. Como a gestão de uma pequena empresa não se iguala em complexidade com uma grande empresa, o sistema de gestão escolhido pode ser mais simples. 

Voltamos a reforçar, portanto, a necessidade de entender quais são os objetivos e buscar a solução ideal e que caiba dentro do orçamento. O importante é otimizar e organizar os processos, para evitar gastos desnecessários e prejuízos.

Conclusão

O melhor sistema de gestão empresarial é aquele que atende às suas necessidades e está dentro do orçamento da sua empresa. Contudo, antes de buscar uma solução, tenha em mente qual o objetivo a médio e longo prazo. Isso deve estar mapeado no ato de abrir uma empresa, enquanto você faz o seu planejamento estratégico. Depois, ele precisa ser desenvolvido no plano de negócio da organização.

Quer mais dicas sobre como montar e organizar o seu negócio? Leia o nosso guia completo sobre gestão de empresas e fique bem informado

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