Se pudéssemos dar apenas uma dica para quem está pensando em abrir um negócio, ela seria: tenha um planejamento estratégico e um bom controle financeiro empresarial. Sem isso, dificilmente a sua empresa sobreviverá ao primeiro ano de funcionamento. 

Isso porque, para abrir um negócio, principalmente no Brasil, onde o ambiente empresarial é bastante desafiador. São inúmeras regras, conformidades, documentos e processos que precisam ser feitos para que o negócio comece a funcionar e, ainda mais difícil, se mantenha ativo. 

Segundo o mapa de empresas do Ministério da Economia, no primeiro quadrimestre de 2022 foram 541.884 empresas fechadas, número 23% maior do que no mesmo período de 2021, a maioria delas por não conseguir lucro no primeiro ano.

Contudo, um dado do SEBRAE aponta que 70% das pequenas empresas não sabem dizer se obtiveram lucro ou prejuízo no primeiro ano, o que reforça a falta de controle financeiro. Mas afinal, como fazer um bom planejamento financeiro empresarial? É o que vamos responder no artigo abaixo.

Boa leitura!

O que é controle financeiro?

O controle financeiro empresarial é um conjunto de ações e estratégias adotadas para manter a saúde financeira equilibrada e evitar o endividamento. Ou seja, por meio de planilhas, sistemas e relatórios os gestores conseguem avaliar a situação financeira do negócio e definir ações para corrigir falhas, aumentar investimentos ou cortar gastos.

Nesse sentido, o controle financeiro é responsável por equilibrar as finanças da empresa, gerir despesas e gastos, realizar investimentos, atuar de forma estratégica na resolução de emergências e na gestão do negócio como um todo, afinal, uma empresa de sucesso é aquela que dá dinheiro, certo?

Como fazer um controle financeiro?

Para fazer uma boa estratégia financeira é necessário estruturar algumas ferramentas de gestão que vão colaborar para entender todas as etapas das finanças empresarial. Siga a leitura que vamos te mostrar todas elas, começando com o fluxo de caixa.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de gestão financeira, pois ela projeta a entrada e saída de recursos de uma empresa em um determinado período de tempo, indicando como está a situação financeira do empreendimento no final do ciclo projetado.

Você sabe para onde o dinheiro está indo. Sabe quando é hora de cortar gastos ou fazer investimentos? Além da entrada e saída de dinheiro, o fluxo de caixa pode te ajudar a:

• Saber o setor da empresa com maior gasto;
• Medir a eficiência de uso de materiais e insumos;
• Identificar produtos e/ou serviços mais vendidos;
• Identificar produtos e/ou serviços menos vendidos;
• Conhecer e melhorar a saúde financeira a curto prazo;
• entre outros pontos. 

Capital de giro

O capital de giro é a diferença entre as receitas de uma empresa e as despesas e contas a pagar. Ou seja, ele é o dinheiro que sobra após a sua empresa pagar as contas. Por isso, essa é uma ferramenta fundamental para empreendedores que querem abrir um novo negócio. Isso porque, a grande dificuldade para realizar esse objetivo é ter dinheiro para manter as contas em dia, enquanto o negócio traciona e começa a gerar bons resultados.

Contas a pagar e a receber

Essa é a ferramenta mais básica de um controle financeiro, pois ela gerencia o dinheiro que tem para entrar e sair da empresa em um determinado período. Ou seja, o setor de Contas a Pagar e a Receber, atua diretamente no fluxo de caixa, contudo, contabiliza as despesas e receitas que saem e entram no caixa todos os meses, sendo elas fixas ou variáveis. 

DRE

A Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) é o documento contábil que apresenta os resultados da empresa dentro do ano fiscal. O documento é confeccionado junto com o balanço patrimonial e, além de ser obrigatório, é fundamental para o controle financeiro empresarial.

A DRE é um resumo de todas as operações realizadas pela empresa em um determinado período de tempo, demonstrando se ela teve lucro ou prejuízo. Sendo assim, ao confeccionar esse documento, o empreendedor terá a possibilidade de visitar todos os processos da empresa, podendo propor melhorias. 

Gestão de custos

A Gestão de Custos é a ferramenta que organiza todos os gastos e investimentos que são necessários para que a empresa mantenha suas atividades. Em resumo, a gestão de custos direciona a criação do planejamento estratégico do negócio, provisionando quanto a empresa precisa arrecadar para chegar ao ponto de equilíbrio e começar a lucrar. 

07 dicas para um controle financeiro eficaz

1. Entenda sua situação atual

O primeiro passo para sair de uma situação financeira desfavorável é ter uma visão completa sobre o cenário atual. Você só conseguirá desenvolver uma estratégia depois de realizar um mapeamento das dívidas e classificá-las de acordo com suas prioridades. Reúna informações sobre quem são seus credores, valor de cada dívida, taxas de juros e prazos. 

2. Corte gastos desnecessários

Com o diagnóstico sobre suas dívidas em mãos, analise com calma os custos fixos do seu negócio e procure os pontos críticos. Rever contratos com fornecedores pode ser uma alternativa interessante, trocando aqueles que mais pesam no orçamento por opções mais acessíveis.

De vez em quando, uma análise mais profunda até revela algumas tendências de negócios que você pode aproveitar. Geralmente uma parte significativa do desperdício de recursos também é resultado de pequenas atitudes do cotidiano.

3. Mantenha um fluxo de caixa estável

Uma das tarefas essenciais em uma boa gestão financeira é acompanhar de perto as variações no fluxo de caixa. Mantenha registros diários sobre todo o dinheiro que entra e sai da empresa e faça comparações por período de tempo. A partir daí, a empresa será capaz de identificar os meses de sazonalidade, compreender o perfil dos clientes e visualizar a situação do mercado.

4. Separe contas pessoais e da empresa

Um dos principais erros de empreendedores iniciantes ou empresas familiares é misturar as contas empresariais com as da casa. Quando não há um bom planejamento financeiro familiar, muita gente usa o caixa da empresa como saída de emergência. O problema é que isso impossibilita qualquer tentativa de controle financeiro na empresa. 

O dono do negócio precisa definir um valor fixo para retiradas mensais, como se fosse seu salário (pró-labore), e evitar saques adicionais. Essa é única forma de garantir algum nível de previsibilidade e medir o fluxo de caixa sem ter surpresas desagradáveis. 

5. Renegocie dívidas

Se perceber que não conseguirá arcar com suas obrigações financeiras, não hesite em procurar os credores e propor negociações.

Eles dificilmente negarão uma conversa, afinal, deixar de pagar uma dívida não é interessante para nenhum dos lados. Exponha sua situação com clareza e busque alternativas para estender o prazo de pagamento.

Um dos pontos críticos de qualquer operação financeira é a taxa de juros, que pode variar muito de um banco para outro. Leia os contratos com atenção e observe, principalmente, o Custo Efetivo Total da operação (CET).

6. Conte com a ajuda de especialistas

Em momentos de dificuldade e sob forte pressão, é comum que os gestores tenham dificuldade para encontrar os pontos fracos do negócio. Eles já estão tão acostumados com as rotinas da empresa que não enxergam outra forma de fazê-la funcionar.

Nesses casos, uma boa solução é contratar um serviço de consultoria financeira.

Um especialista que vem de fora certamente conseguirá identificar com mais facilidade os processos internos que podem ser aperfeiçoados ou eliminados. O fato desses especialistas não terem uma ligação direta com a empresa faz com que eles tenham uma visão mais crítica. 

7. Use a tecnologia a seu favor

O processo para recuperar as finanças de uma empresa é bastante complexo, mas a aplicação da tecnologia pode facilitar bastante sua vida, substituindo métodos obsoletos ou agilizando a coleta e análise de dados.

É possível, por exemplo, utilizar sistemas de cobrança eletrônicos para substituir os tradicionais carnês ou faturas enviadas pelos Correios, diminuindo os custos significativamente.

Ferramentas como e-mail e WhatsApp são ótimas alternativas para reduzir as despesas com ligações telefônicas, além de abrir espaço para novas maneiras de se conectar aos seus clientes.

Planilha para controle financeiro empresarial

Um dos métodos mais comuns para o controle financeiro, para empreendedores que estão iniciando o seu negócio, essa é uma excelente ferramenta. Nesse sentido, resolvemos criar uma planilha de gestão financeira para que você comece a organizar as finanças do seu negócio. Baixe e aproveite.

Baixe sua planilha de controle financeiro

Conclusão

Como vimos fazer o controle financeiro empresarial  é importante para manter a saúde da empresa em dia e evitar endividamentos. Com um bom fluxo de caixa e a utilização correta das ferramentas a sua empresa conseguirá caminhar a passos largos rumo à estabilidade financeira. Quer continuar os seus estudos sobre gestão financeira? Leia nosso artigo sobre gestão de empresas de receita recorrente e entenda como esse tipo de negócio pode ser lucrativo.